Gestionnaire de bureau

Résumé du poste :

Notre succursale d’Halifax est à la recherche d’un gestionnaire de bureau pour se joindre à l’équipe et soutenir la région de l’Atlantique. Nous recherchons une personne autonome, optimiste et compétente, capable de gérer plusieurs tâches à la fois et de penser stratégiquement afin de soutenir les objectifs commerciaux de la succursale, où l’approche axée sur le client et l’équipe est essentielle à la réussite!

L’objectif principal de ce poste est de fournir un soutien administratif quotidien au bureau physique et virtuel des succursales de l’Atlantique ainsi qu’au directeur de succursale.

Responsabilités du poste :

• Superviser, soutenir et assurer la supervision générale de l’équipe administrative; surveiller la performance afin de garantir une productivité et une efficacité élevées.
• Servir de principal point de contact entre la succursale et l’équipe de comptabilité du siège social, tout en offrant un soutien direct au directeur de succursale (DS) et aux chefs de division.
• Créer et distribuer la correspondance interne entre les gestionnaires et les équipes départementales afin d’assurer une communication claire.
• Coordonner, planifier et gérer tous les horaires du bureau, les réunions, les formations des employés et les conférences.
• Planifier et coordonner les grands événements sociaux de la succursale pour favoriser l’engagement et la cohésion d’équipe.
• Superviser la gestion et l’archivage des dossiers conformément aux politiques de la succursale.
• Préparer et présenter des rapports mensuels, y compris les rapports de comptes clients (AR) et de sous-facturation.
• Gérer les rapports de travaux en cours (WIP), y compris les clôtures de projets et toute la facturation de la succursale.
• Gérer les processus d’intégration et de départ des employés, y compris la configuration des ressources et les demandes de soutien informatique (tickets IT).
• Assurer la précision et la complétude des rapports spéciaux de la succursale et veiller à la conformité aux exigences de licences.
• Fournir un soutien pour les projets spéciaux locaux selon les directives de la direction.
• Agir en tant que spécialiste du portail et fournir un soutien technique au besoin.
• Organiser et gérer les déplacements des employés, y compris l’hébergement et la location de véhicules.
• Soutenir les audits de la succursale en fournissant la documentation et les rapports pertinents.
• Superviser la gestion des comptes clients (AR) et faciliter la perception rapide des paiements.
• Gérer les comptes fournisseurs (AP) pour les dépenses générales et liées à l’immeuble (non liées aux projets).
• Coordonner la création de nouveaux clients et effectuer les vérifications de crédit et des fournisseurs au besoin.
• Déléguer et superviser le processus de conciliation des cartes de crédit de l’entreprise.
• Superviser la gestion des rapports de dépenses et garantir leur soumission dans les délais.
• Commander et gérer les fournitures de bureau et maintenir des niveaux de stock adéquats.
• Coordonner la commande et la distribution des uniformes, ainsi que le matériel de marketing pour la succursale.

Exigences du poste :

• 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle administratif ou connexe.
• Être autonome, motivé(e) et démontrer des compétences exceptionnelles en service à la clientèle et relations interpersonnelles.
• Capacité démontrée à travailler avec précision, efficacité et souci du détail.
• Excellentes compétences organisationnelles, analytiques et décisionnelles.
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement de travail dynamique.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite.
• Une expérience pertinente, de préférence dans l’industrie de la sécurité-incendie, constitue un atout.
• Solides compétences en relations clients.
• Bonne maîtrise des applications informatiques (ex. : suite Microsoft Office, MAS, systèmes ERP).

Autres informations sur le poste :

• Capacité à offrir un service à la clientèle supérieur dans un environnement dynamique et multitâche.
• Motivation personnelle, souci du détail et excellentes compétences organisationnelles.
• Excellentes compétences en communication orale, écrite et en présentation.
• Capacité à travailler avec un minimum de supervision.

Nos avantages :

• Rémunération et avantages sociaux concurrentiels
• Régime de REER avec contrepartie de l’employeur
• Plan d’achat d’actions pour les employés
• Rabais employés
• Opportunités de formation et de développement
• Programme de reconnaissance et de récompenses
• Culture axée sur la performance et la responsabilisation
• Environnement d’équipe positif et solidaire

Exigences en matière de vérification des antécédents :

Comme condition d'emploi, ce poste peut être assujetti à la réussite des conditions préalables à l'emploi suivantes :

• Vérification des antécédents criminels
• Vérification des références

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt ; cependant, seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.

Nous nous engageons à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif pour tous. Si vous êtes contacté pour une opportunité d'emploi, veuillez nous informer de tout aménagement nécessaire pour assurer un accès juste et équitable tout au long du processus de recrutement et de sélection.