IFP - Administrative Assistant

PROPORCIONANDO SOLUCIONES ADECUADAS PARA TODAS LAS NECESIDADES DE PROTECCIÓN CONTRA INCENDIOS DESDE 1990.

International Fire Protection (IFP) es una empresa de extinción de incendios con sede en Alabama, basada en valores. Nuestra historia y legado se basan en nuestro propósito de construir relaciones significativas y, al mismo tiempo, hacer del mundo un lugar más seguro. Por lo tanto, la seguridad humana es nuestra prioridad. Por ello, nos comprometemos a ser el líder de confianza en protección contra incendios, ofreciendo soluciones de seguridad humana de la más alta calidad, comprometidos con la satisfacción del cliente y la excelencia operativa.

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO:

Ayudante Administrativo

El Asistente Administrativo es responsable de iniciar, dirigir y coordinar las funciones administrativas y de oficina necesarias para el funcionamiento eficaz de una oficina. Reportará al Gerente de Oficina y asistirá al resto del personal de la sucursal, incluyendo a líderes clave en diversas funciones administrativas.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES:

• Responde el teléfono de la oficina y brinda información a la persona que llama o transfiere llamadas a las personas apropiadas.
• Realizar otras tareas administrativas y proyectos especiales según se le asignen.
• Muestra siempre una actitud cortés, amable y servicial al hablar con clientes o tratar con otros asociados.
• Realizar funciones de facturación, cobros y pagos según se asignen.
• Identificar cambios en los proyectos que impactan el costo, el cronograma o los requisitos de mano de obra.
• Ayudar con el despacho/programación del proyecto.
• Proporcionar apoyo administrativo general para líderes y personal.
• Crear, mecanografiar y distribuir correspondencia interna y externa.
• Mantener varios tipos de registros.
• Ayudar a completar requisitos especiales de informes y licencias.
• Cumplir con las responsabilidades requeridas utilizando el software empresarial aprobado por el IFP.
• Ofrecer sugerencias y soluciones para mejorar la eficiencia de los procedimientos generales.
• Desarrollar relaciones positivas y continuas con los clientes y los miembros del equipo.

CALIFICACIONES DEL PUESTO:

• Requiere habilidades excepcionales de comunicación oral, telefónica y escrita, así como habilidades de organización y gestión del tiempo.
• Capacidad para trabajar eficientemente a pesar de numerosas interrupciones.
• Excelentes habilidades de servicio al cliente y capacidad de estar en el teléfono y la computadora constantemente durante todo el día.
• Poseer habilidades informáticas competentes con conocimiento práctico de aplicaciones de software empresarial (Microsoft Office y Adobe).
• Capacidad para realizar múltiples tareas en un entorno de ritmo rápido.
• Debe tener una precisión excepcional y atención al detalle.
• Debe ser flexible, motivado y demostrar la capacidad de trabajar en equipo.
• Capacidad y deseo de asumir responsabilidades adicionales y avanzar rápidamente dentro del puesto.
• Dispuesto a pasar una prueba de detección de drogas posterior a la oferta y una verificación de antecedentes.

EDUCACIÓN Y CERTIFICACIONES:

• Se requiere diploma de escuela secundaria/GED; o se prefiere un año de experiencia y/o capacitación relacionada en administración de la construcción.
• Experiencia previa en entorno de oficina/administrativo.
• Habilidades informáticas de moderadas a avanzadas, incluido el uso de un sistema telefónico operado por computadora.
• Familiarizado con los productos de Microsoft Office
• Notario Público es un plus pero no obligatorio.

EXIGENCIAS FÍSICAS Y AMBIENTE LABORAL:

• Entorno de oficina con niveles de ruido moderados
• Rol mayoritariamente sedentario con necesidad de moverse por la oficina para copiar, escanear y enviar faxes.
• Puede requerir un levantamiento ligero de cajas de almacenamiento y paquetes para enviarlos por correo.
• Capacidad de estar en el teléfono y la computadora constantemente durante todo el día.

Compensación y beneficios:

El IFP no ofrece prestaciones a los empleados a tiempo parcial que trabajan menos de 20 horas. Si en el futuro empieza a trabajar más de 20 horas semanales, las prestaciones incluyen:

• Seguro médico y de recetas (elegible 30 días después de la fecha de inicio)
• Quince días de PTO (90 días elegibles después del inicio del empleo, prorrateados el primer año)
• 401K (Elegible después de 20 días de trabajo, el primer día del mes siguiente)
• Tarifas de licencia, certificación y capacitación (incluidas para empleados a tiempo parcial)

Este puesto no es elegible para patrocinio.

Todas las ofertas de empleo están expresamente condicionadas a la finalización satisfactoria, de acuerdo con la política de la empresa, de una prueba de detección de drogas y una verificación de antecedentes previa al empleo.

IFP es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y no discrimina por motivos de religión, discapacidad, condición de veterano protegido, edad, sexo, raza, color, origen nacional o cualquier otra característica protegida por la ley.

IFP cumple con las leyes federales y estatales sobre discapacidad y hará adaptaciones razonables para los solicitantes y empleados calificados con discapacidades.

Si desea solicitar adaptaciones razonables para participar en el proceso de solicitud de empleo o entrevista, comuníquese TAsupport@apigroupinc.us .