IFP - Administrative Assistant

NOUS FOURNISSONS DES SOLUTIONS ADAPTÉES À TOUS VOS BESOINS EN MATIÈRE DE PROTECTION INCENDIE DEPUIS 1990.

International Fire Protection (IFP) est une entreprise de protection incendie basée en Alabama, guidée par des valeurs fortes. Notre histoire et notre héritage reposent sur notre engagement à bâtir des relations solides et durables tout en contribuant à un monde plus sûr. La sécurité des personnes est notre priorité absolue ; c’est pourquoi nous nous engageons à être le leader de confiance en matière de protection incendie, en fournissant des solutions de sécurité optimales et en garantissant la satisfaction de nos clients et l’excellence opérationnelle.

DESCRIPTION DE L'EMPLOI:

adjointe administrative

L'assistant(e) administratif(ve) est chargé(e) d'initier, de mener et de coordonner les tâches administratives et de secrétariat nécessaires au bon fonctionnement du bureau. Il/Elle relève du/de la responsable administratif(ve) et assiste les autres membres du personnel de la succursale, notamment les principaux responsables occupant diverses fonctions administratives.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS ESSENTIELLES :

• Répond au téléphone du bureau et fournit des informations à l'appelant ou transfère les appels aux personnes concernées.
• Effectue d'autres tâches administratives et projets spéciaux selon les besoins.
• Adopte systématiquement une attitude courtoise, amicale et serviable lorsqu'il s'adresse aux clients ou interagit avec ses collègues.
• Effectuer les tâches de facturation, de recouvrement et de paiement qui vous sont assignées.
• Identifier les changements dans les projets qui ont une incidence sur les coûts, le calendrier ou les besoins en main-d'œuvre.
• Aider à la répartition/planification des projets.
• Fournir un soutien administratif général aux dirigeants et au personnel.
• Créer, rédiger et diffuser la correspondance interne et externe.
• Tenir différents types de registres.
• Aider à remplir les exigences spécifiques en matière de rapports et d'autorisations.
• S'acquitter des responsabilités requises en utilisant les logiciels d'entreprise approuvés par IFP.
• Proposer des suggestions et des solutions pour améliorer l'efficacité des procédures générales.
• Développer des relations positives et durables avec les clients et les membres de l'équipe.

QUALIFICATIONS REQUISES POUR LE POSTE :

• Exige des compétences exceptionnelles en communication orale, téléphonique et écrite, ainsi qu'en organisation et en gestion du temps.
• Capacité à travailler efficacement malgré de nombreuses interruptions.
• Excellentes aptitudes au service à la clientèle et capacité à être constamment au téléphone et sur ordinateur tout au long de la journée.
• Posséder des compétences informatiques solides et une bonne connaissance des applications logicielles d'entreprise (Microsoft Office et Adobe).
• Capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique.
• Doit faire preuve d'une précision et d'un souci du détail exceptionnels.
• Doit être flexible, motivé et capable de travailler en équipe.
• Capacité et volonté d'assumer des responsabilités supplémentaires et de progresser rapidement au sein du poste.
• Prêt à passer un test de dépistage de drogues et une vérification des antécédents après l'offre d'emploi.

FORMATION ET CERTIFICATIONS :

• Diplôme d'études secondaires ou équivalent requis ; ou une année d'expérience et/ou de formation pertinente en administration de la construction est préférable.
• Expérience antérieure en milieu de bureau/administratif.
• Maîtrise intermédiaire à avancée de l'informatique, notamment de l'utilisation d'un système téléphonique informatisé.
• Connaissance des produits Microsoft Office
• Être notaire public est un atout, mais n'est pas obligatoire.

EXIGENCES PHYSIQUES ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :

• Environnement de bureau avec des niveaux de bruit modérés
• Poste principalement sédentaire nécessitant des déplacements dans les bureaux pour photocopier, numériser et faxer.
• Peut nécessiter le levage léger de boîtes de rangement et de colis à expédier.
• Capacité à être constamment au téléphone et sur ordinateur tout au long de la journée

Rémunération et avantages sociaux :

IFP n'offre pas d'avantages sociaux aux employés à temps partiel travaillant moins de 20 heures par semaine. Si vous travaillez plus de 20 heures par semaine à l'avenir, vous bénéficierez des avantages suivants :

• Assurance médicale et médicaments (admissible 30 jours après la date de début)
• Quinze jours de congés payés (admissibles 90 jours après le début de l'emploi, au prorata la première année)
• Régime 401K (Admissible après 20 jours de travail, le premier jour du mois suivant)
• Frais de licence, de certification et de formation (inclus pour les employés à temps partiel)

Ce poste n'est pas admissible à un parrainage.

Toute offre d'emploi est expressément conditionnée à la réussite, conformément à la politique de l'entreprise, d'un test de dépistage de drogues et d'une vérification des antécédents préalables à l'embauche.

IFP est un employeur qui respecte l'égalité des chances et ne pratique aucune discrimination fondée sur la religion, le handicap, le statut d'ancien combattant protégé, l'âge, le sexe, la race, la couleur, l'origine nationale ou toute autre caractéristique protégée par la loi.

IFP se conforme aux lois fédérales et étatiques relatives au handicap et prendra des mesures d'aménagement raisonnables pour les candidats et les employés qualifiés en situation de handicap.

Si vous souhaitez demander des aménagements raisonnables pour participer au processus de candidature ou d'entretien, veuillez contacter TAsupport@apigroupinc.us .