Gestionnaire de bureau

Gestionnaire de bureau – Canada de l’Ouest

Pourquoi rejoindre Chubb Sécurité Inc.?

Chez Chubb Sécurité Inc., propulsée par API Group, nous offrons des solutions de sécurité incendie et de sûreté de pointe pour protéger ce qui compte le plus pour nos clients partout au pays. En tant que chef de file reconnu dans l’industrie de la sécurité incendie et de la sûreté, nous avons bâti une réputation d’excellence, de fiabilité et d’innovation. Faire partie de notre équipe signifie rejoindre un fournisseur de solutions de sécurité parmi les plus réputés, avec des opportunités de croissance et d’avancement.

En tant que leaders, nous savons que notre succès dépend du succès de nos succursales et de nos responsables sur le terrain. Tous nos employés sont au cœur de la création de valeur :

• Protéger les gens avant tout
• Penser à l’avance
• Être responsable de nos actions
• Faire preuve d’énergie face aux défis
• Gagner avec intégrité, ensemble

Notre mission est de dépasser les attentes pour nos clients et notre industrie. Nous sommes des pionniers dans la conception, la livraison et le soutien de solutions sécuritaires, fiables et innovantes.

Résumé du poste :

Notre succursale de l’Ouest canadien recherche un·e gestionnaire de bureau pour se joindre à l’équipe. Ce poste est basé dans notre bureau de Burnaby, du lundi au vendredi (aucune option hybride). Nous recherchons une personne autonome, optimiste et compétente, capable de gérer plusieurs tâches à la fois et de penser stratégiquement afin de soutenir les objectifs de la succursale, dans un esprit axé sur le client et le travail d’équipe.

Le rôle principal est d’assurer le soutien administratif quotidien du bureau (physique et virtuel) de la succursale de l’Ouest canadien ainsi que du ou de la gestionnaire de succursale.

Responsabilités :

• Superviser, soutenir et encadrer l’équipe administrative; surveiller la performance pour assurer la productivité et l’efficacité.
• Servir de principal point de contact entre la succursale et l’équipe de comptabilité du siège social; offrir un soutien direct au gestionnaire de succursale et aux leaders divisionnaires.
• Rédiger et diffuser les communications internes entre les gestionnaires et les équipes départementales.
• Coordonner et gérer les horaires du bureau, les réunions, les formations et les conférences.
• Planifier et organiser des événements sociaux pour favoriser l’engagement et l’esprit d’équipe.
• Superviser la gestion des dossiers et l’archivage selon les politiques en vigueur.
• Préparer et livrer les rapports mensuels (y compris les comptes clients et les rapports de sous-facturation).
• Gérer les rapports de travaux en cours (WIP), y compris les clôtures de projets et la facturation de la succursale.
• Gérer l’intégration des nouveaux employés et les départs (création des accès, billets TI, etc.).
• Veiller à l’exactitude des rapports spéciaux et au respect des exigences en matière de licences.
• Appuyer les projets spéciaux locaux assignés par la direction.
• Agir en tant que spécialiste du portail et fournir un soutien système.
• Organiser les déplacements des employés (hébergement, location de voiture, etc.).
• Appuyer les audits internes en fournissant la documentation requise.
• Gérer les comptes clients et faciliter les recouvrements.
• Gérer les comptes fournisseurs pour les dépenses générales et immobilières.
• Coordonner l’ouverture de nouveaux comptes clients et effectuer les vérifications de crédit/fournisseur.
• Superviser la réconciliation des cartes de crédit de l’entreprise.
• Gérer les rapports de dépenses et assurer leur soumission en temps opportun.
• Commander les fournitures de bureau et maintenir un inventaire adéquat.
• Coordonner la commande et la distribution des uniformes et du matériel promotionnel.

Exigences :

• 2 à 3 ans d’expérience dans un rôle administratif ou similaire.
• Être autonome, motivé·e, avec un excellent sens du service et de fortes habiletés interpersonnelles.
• Capacité démontrée à travailler avec précision, efficacité et souci du détail.
• Excellentes compétences organisationnelles, analytiques et en prise de décision.
• Capacité à gérer plusieurs tâches dans un environnement dynamique.
• Excellentes aptitudes en communication (orale et écrite).
• Une expérience dans le secteur de la sécurité incendie est un atout.
• Solides compétences en relation client.
• Bonne maîtrise des applications bureautiques (Microsoft Office, MAS, systèmes ERP).

Autres qualifications :

• Capacité à offrir un service à la clientèle exceptionnel dans un environnement multitâche.
• Autonomie, souci du détail et solides compétences en organisation.
• Excellentes habiletés de communication orale et écrite, et en présentation.
• Capacité à travailler sans supervision constante.
• Le bilinguisme (anglais/français) est un atout.

Nos avantages :

• Rémunération et avantages sociaux concurrentiels
• Régime de REER avec contrepartie de l’employeur
• Plan d’achat d’actions pour les employés
• Rabais employés
• Opportunités de formation et de développement
• Programme de reconnaissance et de récompenses
• Culture axée sur la performance et la responsabilisation
• Environnement d’équipe positif et solidaire

Exigences en matière de vérification des antécédents :

Comme condition d'emploi, ce poste peut être assujetti à la réussite des conditions préalables à l'emploi suivantes :

• Vérification des antécédents criminels
• Vérification des références

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt ; cependant, seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.

Nous nous engageons à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif pour tous. Si vous êtes contacté pour une opportunité d'emploi, veuillez nous informer de tout aménagement nécessaire pour assurer un accès juste et équitable tout au long du processus de recrutement et de sélection.