Gestionnaire de bureau

Gestionnaire de bureau – Sud de l’Alberta

Pourquoi rejoindre Chubb Sécurité Inc.?

Chez Chubb Sécurité Inc., propulsée par le groupe API, nous offrons des solutions de sécurité et de protection incendie de pointe afin de protéger ce qui compte le plus pour nos clients partout au pays. En tant que leader de confiance dans l’industrie de la sécurité et de la protection incendie, nous avons bâti une solide réputation d’excellence, de fiabilité et d’innovation. Joindre notre équipe, c’est faire partie d’un fournisseur reconnu de solutions de sécurité et de protection incendie, avec des possibilités d’évolution professionnelle et de développement de carrière.

En tant que leaders, nous reconnaissons que notre succès repose sur celui de nos succursales et de nos leaders sur le terrain. Nos employés sont au cœur de notre création de valeur :

• Protéger les personnes avant tout
• Anticiper les étapes
• Assumer nos responsabilités
• Faire preuve d’énergie face aux défis
• Gagner avec intégrité, ensemble

Notre mission est de faire un effort supplémentaire pour nos clients et pour notre industrie. Nous sommes à l’avant-garde de la conception, de la mise en œuvre et du soutien de solutions fiables, sécuritaires et innovantes.

Résumé du poste :

Notre succursale du Sud de l’Alberta est à la recherche d’un(e) Gestionnaire de bureau pour se joindre à notre équipe. Ce poste est basé dans notre bureau de Calgary, du lundi au vendredi (aucune option de télétravail ou mode hybride). Nous recherchons une personne autonome, optimiste et compétente, capable de gérer plusieurs tâches et de penser de façon stratégique afin de soutenir les objectifs commerciaux de la succursale. L’approche centrée sur le client et l’équipe est essentielle pour réussir dans ce rôle!

L’objectif principal du poste est de fournir un soutien quotidien – tant physique que virtuel – pour l’ensemble de la succursale du Sud de l’Alberta, ainsi qu’au directeur de succursale.

Responsabilités :

• Superviser, soutenir et encadrer l’équipe administrative; suivre leur performance afin d’assurer une productivité et une efficacité élevées.
• Servir de point de contact principal entre la succursale et l’équipe de comptabilité du siège social; fournir un soutien direct au directeur de succursale et aux chefs de division.
• Rédiger et diffuser les communications internes entre les gestionnaires et les différentes équipes.
• Coordonner, planifier et gérer les horaires du bureau, les réunions, les sessions de formation des employés et les conférences.
• Planifier et organiser les événements sociaux de la succursale afin de renforcer l’engagement et l’esprit d’équipe.
• Superviser la gestion des documents et des archives, conformément aux politiques de la succursale.
• Préparer et remettre les rapports mensuels, incluant les comptes clients (AR) et les rapports de sous-facturation.
• Gérer les rapports de travaux en cours (WIP), les clôtures de projets et toutes les facturations de la succursale.
• Gérer l’intégration des nouveaux employés ainsi que les départs, y compris les demandes de matériel et la gestion des billets TI.
• Veiller à l’exactitude des rapports spéciaux de la succursale et assurer le respect des exigences en matière de permis.
• Apporter un soutien aux projets spéciaux locaux assignés par la direction.
• Agir à titre de spécialiste des portails numériques et fournir un soutien aux utilisateurs.
• Organiser et gérer les déplacements des employés (hébergement, location de voiture, etc.).
• Appuyer les audits de la succursale en fournissant la documentation et les rapports nécessaires.
• Superviser la gestion des comptes clients (AR) et assurer les recouvrements en temps opportun.
• Gérer les comptes fournisseurs pour les dépenses administratives et liées à l’immeuble (hors projets).
• Coordonner la création des nouveaux comptes clients et effectuer les vérifications des fournisseurs ou de crédit, selon le besoin.
• Déléguer et superviser le processus de rapprochement des cartes de crédit de l’entreprise.
• Superviser la gestion des rapports de dépenses de la succursale et veiller à leur soumission rapide.
• Commander et gérer les fournitures de bureau, en assurant un stock adéquat.
• Coordonner les commandes d’uniformes et de matériel promotionnel pour la succursale.
• Accomplir toute autre tâche connexe assignée.

Exigences :

• De 2 à 3 années d’expérience dans un rôle administratif ou dans un poste similaire.
• Capacité démontrée à travailler de manière autonome, avec un excellent sens du service et des relations interpersonnelles.
• Capacité à travailler avec précision, efficacité et souci du détail.
• Excellentes compétences en organisation, en analyse et en prise de décision.
• Aptitude à gérer plusieurs tâches et à établir les priorités dans un environnement dynamique.
• Excellentes compétences en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Expérience pertinente dans l’industrie de la sécurité incendie (un atout).
• Compétences démontrées en développement de relations clients solides.
• Connaissance approfondie des logiciels bureautiques (Microsoft Office Suite, MAS, systèmes ERP).

Profil recherché :

• Capacité à fournir un service client exceptionnel dans un environnement rapide et multitâche.
• Grand souci du détail, motivation personnelle et excellentes compétences organisationnelles.
• Excellentes compétences de communication verbale, écrite et en présentation.
• Capacité à travailler avec un minimum de supervision.
• Le bilinguisme (anglais/français) est un atout.

Nos avantages :

• Rémunération et régime d’avantages sociaux compétitifs
• Cotisation équivalente à un REER
• Programme d’achat d’actions pour les employés
• Rabais employés
• Possibilités de formation et de développement
• Programme de reconnaissance et de récompenses
• Culture de performance et de responsabilité
• Environnement de travail positif et solidaire

Conditions d’embauche :

L’embauche pour ce poste est conditionnelle à la réussite des vérifications suivantes :

• Vérification des antécédents criminels
• Vérification des références professionnelles

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt. Toutefois, seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.

Nous nous engageons à offrir un environnement de travail diversifié et inclusif. Si vous êtes contacté dans le cadre d’une opportunité d’emploi, veuillez nous faire part de tout accommodement requis afin d’assurer un processus équitable tout au long du recrutement et de la sélection.