Gestionnaire de bureau

Gestionnaire de bureau – Succursale d’Ottawa

Pourquoi vous joindre à Chubb Sécurité Incendie et Sécurité?

Chez Chubb Sécurité Incendie et Sécurité Canada, propulsée par API Group, nous offrons des solutions de sécurité incendie et de sûreté à la fine pointe de la technologie afin de protéger ce qui compte le plus pour nos clients partout au pays. En tant que leader reconnu dans l’industrie de la sécurité incendie et de la sûreté, nous avons bâti une réputation fondée sur l’excellence, la fiabilité et l’innovation. Joindre notre équipe, c’est faire partie d’un fournisseur de premier plan de solutions de sécurité, avec des possibilités de croissance et d’avancement.

En tant que leaders, nous reconnaissons que notre succès dépend de celui de nos succursales et de nos équipes sur le terrain. Nos employés sont au cœur de la création de valeur :

• Protéger les personnes avant tout
• Penser plusieurs coups d’avance
• Assumer la responsabilité de nos actions
• Apporter de l’énergie aux défis
• Gagner avec intégrité, ensemble

Notre mission est d’aller au-delà des attentes pour nos clients et notre industrie. Nous ouvrons la voie en concevant, livrant et soutenant des solutions sûres, fiables et innovantes.

Résumé du poste :

Notre succursale d’Ottawa est à la recherche d’un(e) Gestionnaire de bureau pour se joindre à l’équipe. Nous cherchons une personne autonome, optimiste et compétente, capable de gérer plusieurs tâches à la fois et de penser de manière stratégique pour appuyer les objectifs commerciaux de la succursale, où la satisfaction client et l’esprit d’équipe sont essentiels à la réussite! Ce poste a pour objectif principal d’assurer l’assistance et le soutien quotidien du bureau, tant physique que virtuel, de la succursale d’Ottawa et de son directeur.

Responsabilités principales :

• Superviser, soutenir et encadrer l’équipe administrative; surveiller les performances pour assurer une productivité et une efficacité élevées.
• Servir de principal point de contact entre la succursale et l’équipe comptable du siège social, tout en appuyant directement le Directeur de succursale et les leaders régionaux.
• Rédiger et diffuser la correspondance interne entre les gestionnaires et les équipes.
• Coordonner, planifier et gérer les horaires de bureau, les réunions, les formations des employés et les conférences.
• Organiser des événements sociaux pour renforcer l’esprit d’équipe et l’engagement des employés.
• Assurer la gestion des archives et des dossiers selon les politiques de la succursale.
• Préparer et livrer les rapports mensuels, y compris les rapports de comptes clients (AR) et de sous-facturation.
• Gérer les rapports d’avancement des travaux (WIP), les fermetures de projets et la facturation.
• Gérer les processus d’accueil et de départ des employés, y compris la configuration des ressources et les demandes informatiques.
• Veiller à la conformité réglementaire et à l’exactitude des rapports spéciaux.
• Appuyer les projets spéciaux locaux confiés par la direction.
• Agir comme spécialiste des portails et offrir un soutien aux systèmes.
• Organiser les déplacements professionnels (hébergements, voitures de location, etc.).
• Soutenir les audits en fournissant la documentation et les rapports nécessaires.
• Gérer les comptes clients (AR) et assurer la rapidité des recouvrements.
• Gérer les comptes fournisseurs pour les frais de bureau et frais fixes.
• Coordonner l’ouverture des comptes clients et effectuer les vérifications de crédit.
• Superviser le processus de rapprochement des cartes de crédit.
• Gérer les rapports de dépenses de la succursale et veiller à leur soumission dans les délais.
• Commander et gérer les fournitures de bureau, les uniformes et le matériel promotionnel.

Exigences du poste :

• 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle administratif ou dans un domaine connexe.
• Être autonome, motivé(e) et posséder d’excellentes aptitudes interpersonnelles et en service à la clientèle.
• Capacité démontrée à travailler avec précision, efficacité et souci du détail.
• Solides compétences organisationnelles, analytiques et en prise de décisions.
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
• Excellentes compétences en communication verbale et écrite.
• Une expérience dans l’industrie de la sécurité incendie serait un atout.
• Aptitude avérée à établir et à entretenir des relations clients solides.
• Bonne connaissance des applications informatiques (Microsoft Office, MAS, systèmes ERP, etc.).

Autres informations sur le poste :

• Capacité démontrée à offrir un service à la clientèle de qualité supérieure dans un environnement rapide.
• Grande autonomie et rigueur, avec un sens développé de l’organisation.
• Excellentes compétences en communication orale, écrite et en présentation.
• Capacité à travailler avec un minimum de supervision.
• Le bilinguisme (anglais/français) constitue un atout.

Notre offre comprend :

• Rémunération et avantages sociaux concurrentiels
• Régime d’épargne-retraite avec contribution de l’employeur
• Programme d’achat d’actions pour les employés
• Rabais pour employés
• Possibilités d’apprentissage et de perfectionnement
• Programme de reconnaissance et de récompenses
• Culture de performance et de responsabilité
• Environnement d’équipe positif et solidaire

Vérifications préalables à l’emploi :

À titre de condition d’embauche, ce poste pourrait être soumis aux vérifications suivantes :

• Vérification des antécédents judiciaires
• Vérification des références professionnelles

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; toutefois, seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.

Nous nous engageons à créer un milieu de travail diversifié et inclusif. Si vous êtes contacté(e) pour une opportunité d’emploi, veuillez nous informer de tout accommodement requis afin de garantir un accès équitable au processus de recrutement et de sélection.